Таблица 4 – Метод управления проектом

Существует четыре фундаментальные функции управления по А.Файолю: планирование, организация, стимулирование (мотивация), контроль. Более подробно управленческий цикл описан в системе СПРУКАР: Сбор информации – Планирование – Реализация – Учёт результатов реализации – Контроль – Анализ причин отклонения при их наличии – Регулирование хода исполнения.

Рассмотрим поэтапно пример организации уличного меро-приятия по пропаганде трезвого образа жизни, остановившись на отдельных моментах. В самом начале нужно задать и ответить на вопросы, зачем и почему сейчас нужно проводить именно это мероприятие. Поняв важность задуманного мероприятия, приступаем к его планированию, организации, стимулированию, контролю:

1. Образ идеи мероприятия воплощается через конкретное описание деятельности: в соответствии с условиями, требованиями (нормами), принципами внешней среды формулируются цели, задачи, технология (методы осуществления, план программы, необходимые ресурсы), оценка результатов (выработка критериев) (КТО – формируется спец. группа, между которой распределяются обязанности: генератор идей, организаторы, лидеры, активисты; ГДЕ – в офисе-штабе, кафе, спокойном месте; КОГДА – минимум за 1 месяц до самого мероприятия, а лучше за 1,5-2 месяца; КАК – мозговые штурмы, конкретизация идей; СКОЛЬКО – несколько встреч, затем по сформированному плану взаимодоклады минимум раз в неделю о проделанной работе лично или в интернет-конференции).

2. По имеющемуся у организации шаблону составляется за-прос на проведение мероприятия в выбранном месте (если у метро, на улице, то согласовывается с местной управой; сроки рассмотрения - 3-5 дней). Если же наша акция проводится в рамках массового городского мероприятия (например, в Лужниках день спорта и здоровья), то согласование происходит с организаторами данного мероприятия (как правило, результат ответа положительный и быстрый).

3. Одновременно проект обеспечивается всеми необходимыми и обозначенными на первом этапе ресурсами:

╟ Кадровые-людские (в течение недели поиск активистов-участников акции для организации, агитации);

╟ Информационные (составление пресс-релиза в течение 3-х дней,
(а) оповещение через имеющиеся у организации информационные каналы о проведении мероприятия (электронная рассылка по поч-те, социальные сети, сайт, через друзей и знакомых, по месту учёбы и работы, в районе и т.п.),
(б) задействование информационных каналов дружественных организаций-партнёров,
(в) обязательное обращение в районные, окружные и городские СМИ (тираж районных и окружных газет превышает десятки тысяч экземпляров; телеканалы, в особенности «Доверие», «Москва 24»).
Пункт «а» выполняется три раза: за 30-15 дней до мероприятия, за неделю, накануне меропрития. Пункт «б» по возможностям также. Пункт «в» минимум за две недели до начала мероприятия.

╟ Методические (рассчёт необходимого количества нужных агитационных материалов – листовок, брошюр, дисков и т.п.; дизайн и вёрстка агитматериалов под мероприятие; печать агитматериалов). На это может уйти до месяца.

╟ Финансовые (вскладчину организацией, участниками акции, спонсорство).

╟ Материально-технические (за две-одну неделю до мероприятия нужно уже определиться):
(а) имеется агитационная палатка, трезвеннические плакаты;
(б) аудиоаппаратура (колонки, пульт и т.п.), видеосъёмка, фотосъёмка и т.п.

╟ Организационные
(а) необходим старший ответственный, осуществляющий координацию и контроль поставленных задач, его помощники, которые в день проведения мероприятия заранее подготовят всю необходимую базу, встретят и распределят по направлениям добровольцев;
(а) обеспечение ресурсами конечной целью имеет 6 правил логистики: необходимые ресурсы, требуемого качества, в нужном количестве, в чётко описанные сроки, в определённое место, с наименьшими затратами.

╟ Мотивационные (каждый участник и организатор должны получать жизнерадостное настроение от проделанной работы, моральное вознаграждение за добровольческий труд).

4. Сам день мероприятия будет складываться отлично, если каждый выполнит отведённую ему задачу. Мероприятие должно иметь свои критерии оценки (не столько количественные (число розданных материалов), сколько качественные – например, количество заинтересовавшихся и пришедших граждан, добровольцев в организацию).

5. В течение недели со дня мероприятия:
(а) собираются участники и производят разбор мероприятия: что удалось, какие были сложности, оценка мероприятия, какие коррекции на будущее нужно сделать, поощрение самых активных добровольцев;
(б) составляется пост-релиз, к нему прикрепляется фото- и видео-отчёт; всё это размещается на собственных и дружественных информационных ресурсах.

ВЫВОДЫ:
Главное всё делать с головой, советуясь с мудрыми людьми.
Грамотное проектирование мероприятия – залог успешности его проведения.

Выдержка.
Трезвая жизнь – это именно то, к чему во все времена стремились лучшие умы человечества. Чтобы осуществить это, надо начать прежде всего с себя, со своей семьи. Ф.Г.УГЛОВ